Digiscouts: Digitalisierung durch Azubis gestalten

Die Digiscouts® sind ein Projekt, bei dem Auszubildende digitale Potenziale in ihren Unternehmen erkennen und umsetzen. Mit Unterstützung von Coaches entwickeln sie praxisnahe Digitalisierungsprojekte und treiben so den digitalen Wandel voran. Unternehmen profitieren von frischen Ideen, während Azubis wertvolle Erfahrungen im Projektmanagement und in digitalen Technologien sammeln.

Das Ziel der Digiscouts® ist es, Unternehmen dabei zu unterstützen, praktikable Digitalisierungsmaßnahmen zu entdecken und umzusetzen – und das mit Hilfe derjenigen, die die Zukunft aktiv mitgestalten: den Auszubildenden! Während die Betriebe von frischen Ideen und einer effizienteren Arbeitsweise profitieren, sammeln die Azubis wertvolle Erfahrungen in Projektmanagement, Teamarbeit und digitaler Innovation.

Mit den Digiscouts® schlagen wir eine Brücke zwischen Ausbildung und Digitalisierung – und zeigen, dass Azubis nicht nur Fachkräfte von morgen sind, sondern Innovatoren von heute!

Am 9. Oktober 2025 fiel der Startschuss für die Digiscouts im Haus des Gastes Beilngries. In dem Projekt geht es darum, dass Azubis in ihren Unternehmen digitale Potenziale entdecken und direkt im Team umsetzen. Mit dabei sind die burgbad GmbH, die Auto Bierschneider GmbH, die Christian Karl Siebenwurst GmbH & Co. KG, die Regens Wagner Stiftung Holnstein und der Landkreis Eichstätt.

Die Azubis schauen, wo Digitalisierung im Betrieb helfen kann – zum Beispiel Prozesse schneller zu machen oder neue Tools einzusetzen und entwickeln daraus ein eigenes kleines Digitalisierungsprojekt. So lernen sie direkt, wie digitale Lösungen im echten Arbeitsalltag funktionieren und sammeln erste Erfahrungen im Projektmanagement.

In den nächsten Wochen beginnt die Suche nach geeigneten Projekten. Außerdem gibt es viel Gelegenheit, sich untereinander auszutauschen und voneinander zu lernen. Das RWK Kompetenzzentrum begleitet die Azubis während des gesamten Projekts.

Im Kloster Plankstetten fand am 08. Mai die Abschlussveranstaltung des Digiscouts-Projekts der Region Altmühl-Jura statt. 13 Auszubildende aus vier Unternehmen präsentierten ihre Ergebnisse nach sechs Monaten Projektarbeit und zeigten dabei unterschiedliche Digitalisierungslösungen aus der Praxis.

Zu Beginn begrüßte Helmut Schloderer, Bürgermeister von Beilngries, die Teilnehmenden mit Grußworten in Vertretung für die Altmühl-Jura GmbH.

Vorgestellt wurden unter anderem eine digitale Eventplanung über SharePoint, ein IT-Agent zur Prozessunterstützung, eine digitale Speditionsliste sowie ein digitales Archiv. Die Rückmeldungen aus den Unternehmen waren durchweg positiv: Besonders hervorgehoben wurden das Engagement der Azubis, die gute Zusammenarbeit im Team sowie der konkrete Mehrwert für die Betriebe.

Firmenevents wie die Weihnachtsfeier wurden bei der Auto Bierschneider GmbH bislang über Aushänge und handschriftliche Teilnehmerlisten organisiert – ein zeitaufwändiger Prozess mit manueller Auswertung. Im Rahmen des Digiscouts-Projekts hat das Azubiteam eine zentrale SharePoint-Webseite erstellt, über die Veranstaltungen künftig digital angekündigt und Teilnahmen direkt online erfasst werden. Nach Ablauf der Anmeldefrist steht automatisch eine übersichtliche Excel-Auswertung bereit. Gleichzeitig bildet die Plattform die Basis für weitere Anwendungen wie standardisierte Prozessanleitungen für einzelne Abteilungen sowie ein strukturiertes Q&A zu internen Abläufen.

Technische Anfragen und wiederkehrende IT-Probleme banden bei der burgbad GmbH wertvolle Ressourcen und führten zu Wartezeiten im Arbeitsalltag. Das zweiköpfige Azubiteam entwickelte mit Copilot Studio einen intelligenten IT-Agenten, der als Chat- und Aktionsbot Mitarbeitende bei der Selbstlösung typischer Probleme unterstützt. Der Bot beantwortet häufige Fragen, liefert Schritt-für-Schritt-Anleitungen und stößt bei Bedarf automatisierte Prozesse an. So lassen sich Standardanfragen direkt klären, ohne die IT-Abteilung zusätzlich zu beanspruchen. Das Ergebnis: schnellere Reaktionszeiten, reibungslose Kommunikation sowie eine spürbare Kosten- und Zeitersparnis im gesamten Unternehmen.

Jeden Mittwoch zirkulierte bei der Christian Karl Siebenwurst GmbH & Co. KG

 eine papierbasierte Speditionsliste durch die Abteilungen, wurde händisch ausgefüllt und anschließend per Fax an die Spedition übermittelt – ein umständlicher und zeitintensiver Ablauf. Im Rahmen des Digiscouts-Projektes haben die Azubis diesen Prozess analysiert und eine digitale Version der Liste entwickelt, die allen berechtigten Mitarbeitenden zentral zur Verfügung steht und direkt am Bildschirm ausgefüllt werden kann. Die fertigen Daten werden anschließend elektronisch, etwa per E-Mail, an die Spedition versendet. Das Unternehmen profitiert von einer papierlosen, übersichtlichen Lösung, die Prozesse beschleunigt, Fehlerquellen reduziert und den Warenfluss deutlich effizienter organisiert.

Bei der Regens Wagner Stiftung Holnstein  stellte das Digiscouts-Team fest, dass teure Hilfsmittel im Arbeitsalltag teilweise nicht optimal genutzt werden und dadurch mitunter in Vergessenheit geraten. Dies kann dazu führen, dass Geräte erneut angeschafft werden, obwohl sie bereits vorhanden sind.

Um dem entgegenzuwirken, entwickelten die Auszubildenden ein System aus QR-Codes, die direkt an den jeweiligen Hilfsmitteln angebracht werden. Beim Scannen erhalten Mitarbeitende sofort wichtige Informationen, Anwendungshinweise und Details zum jeweiligen Gerät. So wird die Nutzung im Alltag erleichtert, die Transparenz erhöht und die vorhandenen Ressourcen effizienter eingesetzt.